바쁘게 돌아가는 업무 속에서 “누군가 내 일을 도와주면 좋겠다”는 생각, 한 번쯤 해보신 적 있으시죠?
이제 그 바람이 현실이 되고 있습니다.
바로 "나만의 AI 비서"를 만드는 것입니다.
GPT 기반의 생성형 AI를 활용하면 나의 업무 스타일, 콘텐츠 톤, 반복 작업 패턴에 맞춰 맞춤형 비서를 구성할 수 있습니다.
오늘은 GPT를 기반으로 실제 실무에서 활용 가능한 "나만의 AI 비서"를 만드는 방법과 기업의 활용 사례, 툴별 구현 방식까지 상세히 살펴보겠습니다.

1. AI 비서의 핵심은 '반복되는 패턴'의 자동화
업무를 하다 보면 하루에도 수차례 반복하는 작업들이 있습니다.
예를 들어
• 이메일 초안 작성
• 주간 보고서 요약
• 회의 일정 정리 및 요약
• 자주 묻는 질문에 대한 대응
• 고객 응대 메시지 작성 등
이러한 반복 업무를 "GPT 기반 AI 비서"가 대신 처리해준다면 시간과 에너지의 낭비를 줄이고, 더 중요한 기획이나 판단 업무에 집중할 수 있습니다.
2. GPT에서 '나만의 비서'를 만드는 2가지 기본 방식
① "커스텀 GPT 만들기 (ChatGPT Plus 전용)"
OpenAI의 ChatGPT에서는 "Custom GPT" 기능을 통해 나만의 AI 비서를 만들 수 있습니다.
사용법 요약
1. https://chat.openai.com/gpts에 접속
2. "Explore GPTs" → "Create a GPT" 클릭
3. 챗봇 이름, 설명, 성격 설정
4. "파일 업로드" 기능으로 내가 자주 사용하는 보고서, 질문 예시, 응답 형식 등 입력
5. 대화 스타일, 응답 톤, 금지어 설정 가능
6. 프롬프트를 통해 행동 방식 세부 조정
7. 저장 후 비공개 또는 팀 내 공유 가능
예를 들어
• "매주 월요일 오전에 보고서 요약을 영어로 요약해주는 GPT"
• "항상 존댓말로 이메일을 초안해주는 GPT"
• "신입사원의 FAQ를 대신 답변해주는 GPT"
이처럼 "업무 성격에 맞춘 GPT 비서"를 수 분 내 만들 수 있습니다.
② "GPT를 자동화 툴과 연동하기 (예: Zapier, Make)"
GPT는 단독으로도 강력하지만, 다른 자동화 툴과 연동하면 "트리거 기반의 자동 응답 시스템"을 만들 수 있습니다.
예시
• 구글폼에 고객 문의가 접수되면 → GPT가 요약 후 → 이메일로 전송
• 슬랙에 키워드가 입력되면 → GPT가 답변 후 → 자동 댓글 달기
• 매주 수요일 오전 9시 → GPT가 프롬프트 기반 주간 뉴스레터 작성 → 이메일 발송
사용법 요약 (Zapier 예시):
1. https://zapier.com에 가입
2. OpenAI 계정과 연동
3. 트리거(이메일 수신, 구글폼 접수 등) 설정
4. Action에서 "Send Prompt to GPT" 선택
5. 출력 결과를 다른 앱(이메일, 슬랙 등)으로 전달
6. 주기 설정 및 저장
이처럼 "GPT + Zapier" 조합은 AI 비서를 자동화 플랫폼과 연결해 완전한 ‘실행형 도우미’로 전환시킬 수 있습니다.
3. 실제 기업 활용 사례: 뉴스젤리의 콘텐츠 요약 GPT
데이터 콘텐츠 스타트업 뉴스젤리는 매일 쏟아지는 시장 뉴스와 리포트를 효율적으로 요약하고자 GPT 기반 콘텐츠 요약 비서를 자체 개발해 사용 중입니다.
• 리포트 원문을 드래그 & 드롭으로 업로드
• GPT가 요약 → 핵심 인사이트 추출 → 인포그래픽 자동 생성 제안
• 1시간 걸리던 요약 작업이 15분으로 단축
• 내부 담당자 만족도 88%, 재작업률 70% 감소
이처럼 실무자 중심의 "맞춤형 GPT 비서"는 단순 편리함을 넘어서, 업무 품질과 몰입도까지 높이는 효과를 보입니다.
4. 나만의 AI 비서를 잘 쓰기 위한 3가지 팁
① "프롬프트 저장소를 만들라"
→ 자주 쓰는 질문, 요청 방식, 답변 톤 등을 문서로 정리해두면 GPT 비서의 일관성과 생산성이 높아집니다.
② "피드백을 수시로 반영하라"
→ 생성 결과에 대해 ‘이건 좋았고, 이건 아쉬웠다’는 피드백을 저장하면 GPT는 점점 사용자 맞춤으로 정교해집니다.
③ "업무 흐름 속에 자연스럽게 녹여라"
→ AI를 별도 툴로 다루지 말고 슬랙, 이메일, 구글워크스페이스 등과 연결해 비서가 ‘일하는 도구’ 안에서 작동하도록 설계하세요.
마치며
AI 비서는 더 이상 특별한 기술이 있는 사람만 만들 수 있는 것이 아닙니다.
이제 누구나, 오늘 당장, 자신의 업무에 최적화된 GPT 비서를 만들 수 있습니다.
중요한 것은 "복잡한 기능"보다 "내가 반복하는 업무를 어떻게 맡길 수 있을까"를 고민하는 것입니다.
업무의 20%만 자동화돼도 남는 시간은 더 중요한 기획, 창의, 소통에 투자할 수 있습니다.
이제, 당신의 스마트워크는 "당신을 닮은 AI 비서"로부터 시작됩니다.
[참고자료]
• OpenAI 공식 사이트: https://chat.openai.com/gpts
• Zapier 공식 문서: https://zapier.com/apps/openai/integrations
• 뉴스젤리 콘텐츠 자동화 사례 인터뷰 (2023)
• 김지현 (2023). "AI 비서의 실무적 전환", 테크인사이트
• Harvard Business Review (2023). “How Custom GPTs Are Changing Productivity”
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